Sánchez Sepúlveda Abogados

Tratamiento de datos personales en propiedad horizontal

Juan Pablo Sánchez Sepúlveda

Abogado especialista en derecho comercial

La Superintendencia de Industria y Comercio expidió recientemente la guía para el manejo de datos personales dentro de las Copropiedades. Y no es para menos, los datos personales son un derecho de primera categoría; un derecho fundamental que puede afectar la intimidad del titular, motivar discriminaciones, promover intereses comerciales y políticos o afectar otros derechos fundamentales como el buen nombre y la honra.

En atención a lo anterior, es palpable la preocupación que tienen los diferentes órganos institucionales por el tránsito de datos personales dentro y fuera de la Copropiedad. En sentencia de la Corte Constitucional C-328 de 2019, con ponencia de Cristina Pardo Schlesinger, se dijo:

“La obtención del fin constitucionalmente legítimo consistente en “garantizar la seguridad y la convivencia pacífica en los inmuebles sometidos a ella, así como la función social de la propiedad” es suficiente para que, con ocasión de la compaginación de los principios de libertad y de finalidad, se permita una circulación restringida de los datos personales semiprivados de quienes incumplan con las obligaciones pecuniarias a que refiere el artículo 30 de la Ley 675 de 2001.” 

En concordancia, el artículo 15 de la Constitución estipula que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las 1 informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.”

De lo anterior se destaca: 1) los datos personales son un derecho de primera categoría que merecen una especial protección; 2) las entidades privadas, incluyendo aquellas con quienes se suscribe un contrato para la seguridad, administración y limpieza del conjunto, deben cumplir los mandatos para un buen manejo de datos personales y 3) todas las entidades deberán garantizar que -en su calidad de responsables o de encargados- darán un adecuado manejo de los datos, so pena de las sanciones administrativas a que haya lugar.

El indebido tratamiento de los datos personales podrá motivar la imposición de sanciones y multas a cargo de los copropietarios. Además de lo anterior, el administrador de la Copropiedad tendrá una responsabilidad en caso de dolo, culpa leve o culpa grave según lo indicado en el artículo 50 de la Ley 671 de 2001, motivo por el que será indispensable aplicar todas las recomendaciones que dio la Superintendencia de Industria y Comercio a fin de evitar sanciones que terminen perjudicando a todos.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, se sugiere la implementación de lo siguiente:

1. Una política para el tratamiento de datos personales en donde se consignarán los derechos y obligaciones del responsable; se definirán los fines y objetivos para los cuales se toman los datos personales; se informarán los canales habilitados para atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes; se identificará al responsable del tratamiento de datos; entre otros puntos relevantes. 

2. Esta política de tratamiento de datos deberán enviarse a todos los copropietarios por correo electrónico; deberán estar disponibles en cualquier página web, red social o grupo de whatsapp para que pueda ser consultado en cualquier momento y deberá habilitarte un espacio en físico para consultas de los interesados. 

3. Los propietarios y tenedores a cualquier título deberán firmar una autorización para el manejo de datos personales. (Teniendo en cuenta la pandemia del COVID 19 se podrá utilizar la firma electrónica según lo dispuesto en la Ley 527 de 1999) Esta autorización firmada deberá archivarse y custodiarse permanentemente porque podrán requerirlo los titulares o las autoridades administrativas por lo que, en caso de no tener esta constancia, habrán sanciones en contra de la Copropiedad. 

4. Cada vez que haya un nuevo propietario o tenedor a cualquier título, se deberá volver a firmar la autorización y archivar permanentemente.

5. En el evento de tomar datos personales al ingresar en el Conjunto, se deberá autorizar el tratamiento de datos personales. 

6. Cumplido el objeto para el que se tomaron los datos personales, se sugiere su eliminación. 

7. Los datos personales solamente podrán entregarse i) al titular; ii) a un autorizado por este; iii) por mandato de una autoridad judicial o administrativa en el ejercicio de sus funciones según lo estipulado en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012. 

8. Recuerde que los lugares donde se toman grabaciones de seguridad deberá indicarse -en un aviso visible para los que se encuentren en el lugar- que se están tomando videograbaciones por lo que su permanencia en el área se tomará como una aceptación del manejo de sus datos personales.

El correcto manejo de datos personales permitirá una sana convivencia dentro de la Copropiedad y evitará sanciones hasta de 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes que podrán mantenerse mientras subsista el incumplimiento.

Dichas sanciones deberán ser pagadas por la Copropiedad según el coeficiente quedad unidad privada tenga o, sí es autorizado por los miembros de la Asamblea, podrá imputarse al fondo de imprevistos.

Además de lo anterior, los perjuicios ocasionados deberán ser reparados por el administrador cuando se demuestre que la falta obedeció a dolo, culpa leve o grave imputable a él según lo estipulado en el inciso segundo del artículo 50 de la Ley 675 de 2011.

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