Sánchez Sepúlveda Abogados

Validez de la firma electrónica en Colombia

Juan Pablo Sánchez Sepúlveda

Abogado especialista en Derecho Comercial

El Decreto 2364 de 2012 define la firma electrónica como aquel método implementado para identificar a una persona y su voluntad para un fin específico, por ejemplo, para verificar la voluntad de adquirir derechos y obligaciones en un contrato. Para que la firma electrónica genere efectos legales, deberá cumplir los mismos requisitos que tiene cualquier contrato físico aplicando el Principio de Equivalencia Funcional para que los supuestos de la vida real sean iguales en la vida digital y generen idénticos efectos.

La Ley 527 de 1999 estableció que el Principio de Equivalencia Funcional, se compone de: i) documento escrito; ii) la firma; y iii) la originalidad los cuales serán explicados de la siguiente manera:

Documento escrito. El artículo 6 de la Ley 527 dice que “Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos”. En otras palabras, cuando la información se genera, envía, recibe, almacena o comunica por medios electrónicos se considerará mensaje de datos, es decir, un correo electrónico, un mensaje de texto, entre otros.

Firma. De acuerdo con el Decreto 2364 de 2012, la firma electrónica deberá entenderse como una manifestación de voluntad contenida en un mensaje de datos previa verificación que deberá hacerse con una contraseña, código o dato biométrico que permita la validación de identidad del firmante. Así las cosas, cuando se exija la firma (dice el artículo 3º del Decreto) es ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje.

Original. El artículo 8º de la Ley 527 de 1999 determinó lo siguiente “Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su formato original ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si:

a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;

b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su formato original.

Para explicarlo en otros términos, un contrato con firma electrónica se entiende que es original siempre y cuando el mensaje de datos este conservado y archivado en alguna base de datos manteniendo su integridad, es decir, 2 garantizando que no sufrió ninguna modificación sin la anuencia de las partes.

Además de lo anterior, el contrato deberá permanecer disponible para ser entregado en el momento que lo requiera alguna de las partes, una autoridad judicial o una administrativa en el ejercicio de sus funciones. 

Teniendo en cuenta todo lo anterior, el contrato con firma electrónica podrá ser requerido para aportarse dentro de cualquier proceso judicial y administrativo. 

Así entonces, aplicando lo dicho anteriormente, la prueba documental corresponde al mensaje de datos que se deberá aportar al plenario para demostrar el hecho que se alega y la autoridad judicial y/o administrativa lo valorarán igual que a un documento físico.

Además del archivo electrónico, se sugiere aportar la trazabilidad con el que se verificará: i) la identidad de las personas naturales y/o jurídicas que firmaron el documento; ii) la fecha y hora en la que se surtió la firma; iii) los mecanismos de seguridad para validación de identidad y iv) que el documento firmado no fue alterado ni modificado en ningún momento posterior a la firma del mismo o que, habiéndose cambiado en algún sentido, haya cumplido con los mismos requisitos y disposiciones legales y contractuales para la validez de la firma electrónica.

La firma electrónica podrá utilizarse para la firma de contratos; de actas de asamblea, junta directiva, consejo de administración; permitirá otorgar poder especial, amplio y suficiente para actuaciones judiciales y administrativas manteniendo la presunción de autenticidad (así lo estipuló el artículo 5º del Decreto 806 de 2020 declarado exequible por la Corte Constitucional en sentencia C-420 de 2020 con ponencia de Richard Ramirez Grisales); entre otros actos que -desde vieja data- pueden hacerse utilizando la firma electrónica con igual validez legal.

Finalmente, la firma escaneada no equivale a una firma electrónica, digital ni física y, por el contrario, deberá entenderse como una reproducción o copia del documento original que, por mandato del artículo 244 del Código General del Proceso, se presumirá auténtico –igual que un contrato original- sin perjuicio del debate jurídico y probatorio relacionado con la certeza sobre la persona que firmó el documento o la tacha de falsedad que pueda formularse dentro del término de traslado de la demanda.

Los invitamos a usar nuestro servicio de firma electrónica presentando una solicitud al siguiente correo electrónico: info@sanchezsepulveda.com 

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